FO

FRONT OFFICE DEPARTMENT

Kunci kesuksesan operasional adalah dengan melakukan persiapan sedini mungkin, agar semua kebutuhan sarana prasarananya dapat mendukung operasional kerja mereka. Persiapan yang baik dan sempurna  (mise en place) harus dilakukan sebelum  tamu datang, proses menerima tamu Check-in (C/I) baik bagi tamu yang datang tanpa reservation WIG (Walk in guest) dan terlebih – lebih bagi yang memiliki reservation apabila dilakukan dengan sempurna akan memberikan kesan awal yang baik bagi tamu dan sebagai andil besar dalam membuat tamu merasa puas. Kesan awal pelayanan tamu (Fisrt impession) yang mereka terima menjadi kunci kesuksesan selanjutnya.

Persiapan khususnya tamu VVIP, VIP memerlukan semua persiapan yang harus sempurna dengan karangan bunga; welcome drink, registration card yang sudah siap; kamar yang sudah siap pakai melalui pengecheckan  Duty Manager dan GRO sehingga tidak terjadi complaint. Untuk menerima kedatangan tamu tidak hanya dilakukan oleh reception di seksi penerimaan tamu, tapi juga peran serta petugas lainnya di Kantor depan Guest Relations Officer (GRO); Doorman; BellBoy; maupun departemen yang terkait lainnya (HK; dan FB). Kesemuanya itu harus didukung dengan performance, sikap penampilan, bahasa tubuh semua karyawan yang memadahi dan menyenangkan menjadi kunci utamanya. 

Secara garis besar persiapan kerja  Receptionist adalah :

1). Persiapan diri (Grooming)

Receptionist perlu menyiapkan diri (competence) meliputi :

a. Pengetahuan (product knowledge)

b. Keterampilan (skill)

c. Sikap (attitude) & Perilaku (behavior) ramah dan sopan santun

d. Penampilan yang standar hotelier.(Grooming) sesuai dengan core bisnis hotel.

2). Persiapan area kerja Receptionist perlu memahami area kerjanya, perlu menjaga kebersihan dan kerapihan area kerjanya. Hal tersebut agar receptionis dalam bekerja merasa nyaman.  “Front Office is the hub of hotel operation” yang menyatakan bahwa FO adalah pusat dari operasional hotel sejak tamu datang c/i menginap dan pada saat c/o selalu berhubungan dengan FO department. Selama tamu menginap apabila membutuhkan bantuan apapun bentuknya selalu menghubungi FO staff, dengan demikian petugas FO dituntut memiliki product knowledge yang memadahi, pengalaman (experiences) memberikan informasi yang mampu mengakomodasi keinginan, kebutuhan dan harapan tamu, ketrampilan / kehandalan (skill) dalam memberikan pelayanan sesuai permintaan tamu, serta sikap (attitude) dan perilaku (behaviour) yang mampu memberikan kepuasan kepada tamu pelanggan

.

3). Persiapan peralatan Receptionist perlu menyiapkan peralatan yang dibutuhkan dalam tugas, kegiatannya meliputi tugas-tugas dalam kondisi siap pakai (mice en place).:

• Mengecek apakah peralatan berada pada tempatnya

• Kondisi peralatan yang lengkap baik dan siap digunakan

• Secara kuantitas alat yang digunakan mencukupi kebutuhan operasional dalam kurun waktu tertentu.

4). Persiapan penerimaan tamu

a). Duties before the operation 

     Agar proses operasional di reception ini dapat berjalan dengan lancar dalam persiapan penerimaan, pendaftaran dan memberikan nomor kamar kepada tamu–tamu, perlu adanya persiapan– persiapan khusus sebelumnya. Persiapan tersebut di kalangan hotel sering disebut morning preparation. Berikut ini adalah contoh morning preparation.

b). Duties During the operation  Front office staf (receptionist) 

        Setiap saat harus siap untuk memberikan pelayanan yang optimal, menerima tamu yang akan check-in sesuai dengan registration procedure nya, dan melakukan proses transaksi untuk tamu yang check-out meninggalkan hotel untuk pergi melaksanakan kegiatan program  tour mereka selanjutnya atau pulang kedaerahnya masingmasing, koordinasi dengan petugas bellboy (concierge) dan roomboy (housekeeping) untuk urusan mengecheck guest rooms fasilities dan mini barnya dan koordinasi dengan front office cashier untuk penagihan bill/checknya. Sedangkan petugas Concierge (bagian yang mengelola guest’s luggage) juga harus selalu standby dan siap untuk mengelola luggage baik tamu yang check-in mengantarkan kekamar, atau tamu yang check out mengambil dan menurunkan barang  luggage dari kamar tamu.

c). Duties after the operation 

          Kegiatan terakhir petugas Front Office yang dilakukan oleh petugas night shift adalah membuat laporan tentang situasi kamar (room status) yang dikoordinasikan atau di cocokan dengan laporan petugas Housekeeping / Room Boy dalam Housekeeping Report setiap malamnya. Sehingga jika terjadi room discrepancy (ketidak cocokan) harus segera di lakukan penyesuaian.

 Sumber : 

http://repository.stipram.ac.id/12/1/HOTEL%20INTRODUCTION%20-%20ISDARMANTO.pdf

MARKETING

MARKETING DEPARTEMEN

Berperan sebagai tangan nya hotel dalam tugas meraih tamu sesuai dengan harapan dan target goal perusahaan, berperan sebagai pemasaran hotel dalam menciptakan branding hotel dari aspek positioning dan citra perusahaan. Section yang ada di Marketing Departement : Sales, Marketing Public Relation, Staff Admin & IT dan Art & Design.

Pengertian Marketing adalah suatu proses sosial dan manajerial yang membuat individu dan kelompok guna memperoleh tujuan yang dibutuhkan serta diinginkan melalui penciptaan dan pertukaran timbal balik produk dan nilai dengan orang lain. Marketing adalah berbagai usaha yang harus dilakukan supaya membuat sebuah bisnis atau usaha selalu tampak lebih baik di kalangan pasar dibanding para pesaing bisnis. ( Laksita Utama Suhud, 2009).

Menurut American Marketing Association dalam Kotler dan Keller (2009:5), “Pemasaran adalah suatu fungsi organisasi dan serangkaian proses untuk menciptakan, mengkomunikasikan, dan memberikan nilai

kepada pelanggan dan untuk mengelola hubungan pelanggan dengan upaya yang menguntungkan organisasi dan pemangku kepentingannya”.

Menurut Philip Kotler menyatakan bahwa marketing adalah suatu kegiatan sosial dan sebuah pengaturan yang dikerjakan oleh individu atau sekelompok  upaya mendapatkan sesuatu target.

Struktur organisasi Marketing Department adalah:

1. Marketing adalah bagian yang bertugas sebagai devisi pemasaran yang melakukan promosi, penetrasi pasar, positioning dan pencitraan hotel, melalui branding multi media dan media pemasaran lainnya.
2. Sales adalah bagian yang bertugas menjual produk hotel (Room, Food & Beverage, Event MICE, other fasilities restaurant, Bar, discoteque, Karaoke, night club, SPA, Games & Sport fasilities. Melalui sales call, expo, gathering dengan prospek pelanggan dari institusi, lembaga, pemerintah, perusahaan swasta, dan masyarakat.
3. Public Relations devisi yang bertugas melakukan pendekatan hubungan relasi yang erat harmonis dengan klien bisnis, Vendor, dan prospek pelanggan dari pemerintah, perusahaan, institusi, lembaga dan komunitas public, dalam rangka pencitraan perusahaan lebih dekat dengan prospek tamu pelanggan.
4. Art & design/event organizer adalah bagian yang bertugas membuat desain Fliers. spanduk, bill board, promosi events, dan desain branding di  multimedia,
5. Sales Admin & Statistic bertugas mengumpulkan data-data yang akurat dari perkembangan hotel pesaing, kegiatan pemasaran dan peningkatan operasional perusahaan setiap tahunnya, sebagai informasi data statistik impirik dalam penyusunan strategi pemasaran hotel kedepan.

Kelemahan & kegagalan Staff  MARKETING

1.           Tidak memiliki konsep terencana (Marketing Plan)
2.           Tidak memahami pasar sasaran yang tepat (segmentasi pasar) melalui visibility study
3.           Tidak memiliki bauran pemasaran yang tepat (Marketing Mix)
4.           Kurang memiliki pengetahuan dasar tentang produk (product knowledge)
5.           Tidak memiliki kemampuan (skill) utamanya communication skill.
6.           Kurang memiliki pengetahuan teknik pemasaran yang unggul (Marketing intelligent).
7.           Kurang serius, malas melakukan tugas atau pekerjaan kualitas puncak.
8.           Kurang innovative, creative dalam menyusun perencanaan bisnis.
9.           Tidak melakukan strategi penetrasi pasar, SWOT analysis yang lemah.

Sumber : 

http://repository.stipram.ac.id/12/1/HOTEL%20INTRODUCTION%20-%20ISDARMANTO.pdf

PROFIL STIPRAM

PROFIL STIPRAM

Sekolah Tinggi Pariwisata Ambarrukmo (STIPRAM) Yogyakarta berdiri tahun 2001 dengan nama waktu itu AKADEMI PARIWISATA AMBARRUKMO (AKPRAM) Yogyakarta. Saat itu AKPRAM mempunyai program studi tunggal yaitu Program Studi Perhotelan, dengan jurusam Perhotelan UNTUK JENJANG diploma tiga (D-3).

Tahun 2004, AKPRAM telah memperoleh Akreditasi dari BAN-PT dengan nilai B dan seiring dengan pesatnya perkembangan pariwisata di Indonesia maka pada awal tahun 2008, pariwisata telah di syahkan pemerintah sebagai suatu KEILMUAN dan tidak menebeng pada rumpun ilmu yang lain.

Maka pada tahun 2008, AKPRAM meningkat status menjadi SEKOLAH TINGGI PARIWISATA AMBARRUKMO (STIPRAM) dengan menambanh program studi Hospitality jurusan Hospitality untuk jenjang STRATA-SATU (S1). Seiring dengan tingkat kepercayaan masyarakat terhadap STIPRAM, maka Akreditasipun meningkat menjadi A baik untuk program studi Perhotelan maupun Hospitality/ Pariwisata.

Dan pada tahun 2015, STIPRAM telah memperoleh Akreditasi Institusi dari BAN-PT dengan nilai B dan pada tahun 2016 STIPRAM kembali diberi kepercayaan mengelola program Studi Pasca Sarjana (S-2) program Studi Pariwisata.

PROGRAM STUDI

1. Program Studi Perhotelan : jurusan Perhotelan : jenjang D-3
2. Program Studi Hospitality/Priwisata : jurusan Hospitality/Pariwisata : jenjang S-1
3. Program Studi Pariwisata : jurusan Pariwisata : jenjang S-2

SISTEM PEMBELAJARAN :

1. Program D3 Perhotelan : 70% praktik dan 30% teori
2. Program S1 Hospitality/Pariwisata : 40% praktik dan 60% teori
3. Progam S2 Pariwisata : konsentrasi MICE dengan didukung sebuah Auditorium yang sangat representatif.

Sumber : http://stipram.ac.id